Digitalizarea documentelor din arhiva municipiului Blaj. Proiect în valoare de peste 200.000 de lei, lansat în SEAP

Municipiul Blaj dorește simplificarea procedurilor administrative, reducerea birocrației și creșterea calității serviciilor oferite pentru cetățeni de către administrația publică locală, prin achiziționarea de servicii de digitalizare a documentelor din arhivă.

Astfel, a fost lansată în SEAP o licitație pentru achiziționarea de echipamente și servicii pentru stocarea arhivei electronice, investiție în valoare de 238.900 de lei, fără TVA.

În momentul de față, la nivelul Primăriei Municipiului Blaj, arhiva instituției nu este arhivată digital, toate documentele fiind pe suport de hârtie, ocupând spațiu fiind supuse deteriorării.

Obiectivul general la care contribuie furnizarea produselor ce fac obiectul contractului este: reducerea birocrației și creșterea calității serviciilor oferite pentru cetățeni de către administrația publică locală a Municipiului Blaj prin arhivarea electronică a documentelor instituției ce prezintă valoare operațională în prezent.

Obiectivul specific la care contribuie furnizarea produselor este crearea infrastructurii necesare stocării arhivei instituției, având în vedere volumul de informații electronice rezultat din activitatea de arhivare.

Soluția de stocare a arhivei presupune organizarea, securizarea și arhivarea documentelor conform legii Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, Legii 135 / 2007 privind arhivarea electronică și Ordinului MCSI nr. 493/2009 – normele tehnice și metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică.

Arhivarea se va realiza cu restectarea obligațiilor solicitantului prevăzute în cadrul Ghidului solicitantului, respectiv se va asigura implementarea unei soluții informatice care să asigure administrarea electronică a documentelor create, primite sau întocmite pentru uz intern în cadrul instituției, așa cum este cerut de Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată.

Procese acoperite: registratură, clasificare conform nomenclatorului, evidență unități arhivistice, selecționare, acces, păstrare, etc.

Pentru stocarea arhivei sunt necesare licențe, aplicații, servicii informatice și echipamente de stocare care să asigure securizarea, utilizarea controlată și păstrarea documentelor din arhivă.

Sistemul electronic de stocare a arhivei va îndeplini următoarele cerințe funcționale:
1. asigurarea mijloacelor de control și de securitate a documentelor și a bazei de date;
2. menținerea integrității interne, funcționarii și coerenței sistemului și a bazei de date;
3. asigurarea conservării pe termen nelimitat a documentelor cu caracter permanent și eliminarea definitivă a celor cu termen de păstrare expirat, potrivit nomenclatorului arhivistic, cu excepția situațiilor prevăzute de lege;
4. asigurarea proceselor de introducere a documentelor în sistemul de administrare;
5. asigurarea funcției de căutare a documentelor;
6. asigurarea accesului la documentele stocate în arhivă, cu respectarea regimului de acces stabilit, precum și prezentarea indiferent de formă (afișare, printare etc.) a documentelor;
7. asigurarea funcțiilor de administrare și ștergere a documentelor, garantându–se controlul operațiunilor în vederea înlăturării riscului accesului neautorizat la documente și al distrugerii necorespunzătoare de documente.

Produsele solicitate:

• Licență aplicație backup pentru datele stocate – 1 licență
• Licențe antivirus pentru 4 servere, stații și 4 desktopuri – 9 licențe
• Licență sisteme de operare server pentru servere – 2 licențe
• Server pentru sistem arhivă – 2 unități
• UPS pentru server – 2 unități
• Storage pentru datele din arhivă – 1 unitate
• Echipament backup pentru datele arhivate – 1 unitate
• Scanner profesional pentru scanarea documentelor – 1 unitate
• Dulap rack pentru servere, UPS, storage – 1 buc

Secțiune Știri sub articolul principal

Urmăriți Ziarul Unirea și pe  GOOGLE ȘTIRI